En las plantas industriales y polos logísticos el traslado de mercaderías y flujo de vehículos de carga pesada es constante.
En muchos casos (sobre todo en predios grandes y con gran volumen de mercadería) si el proceso de ingreso y egresos de camiones no se automatiza, la situación puede ser caótica, provocando demoras que atrasen la producción y sobrecarga del personal de seguridad y control.
Del lápiz y papel, a un chatbot
En un procedimiento de control manual, donde no existe ningún mecanismo de digitalización, los transportistas que cargan o entregan mercadería deberán presentarse en los puntos de accesos para entregar la documentación, el personal hace el control y validación de la información y el vehículo, una vez habilitado el vehículo, puede pasar a la zona de pesaje, luego se procede a la carga o descarga en el destino final (tolva, plataforma, nave, etc…).
A fines de 2021, un cliente nos contactó para llevar adelante la automatización en el proceso de recepción de los vehículos para carga y descarga en su planta. El objetivo principal: agilizar el proceso y ordenar la entrada salida. Las premisas principales: “algo” que sea simple de usar para los conductores y que a su vez les ordene (encole) indicando a que balanza y que zona de carga debe dirigirse.
En este contexto comenzamos a diseñar una solución centrada un chatbot de atención, para cumplir con los siguientes objetivos:
- sea muy fácil de usar para los conductores iniciar una conversación con el chatbot desde la llegada a la planta
- se haga un control de que el camión esté dentro de la planta y en caso contrario le advierta que está fuera de la planta
- digitalice el proceso en las operaciones de logística de entrada y salida, automatizando todos los pasos posibles y haciendo un registro automático de estos
- sea un canal de comunicación bidireccional entre conductores y operadores de planta en tiempo real
acelere los procesos de recepción y salida de los camiones para volverlos más agiles.
Luego de analizada la situación y en base a nuestra experiencia, se propone implementar un mecanismo de atención basado en un chat de WhatsApp.
Esto nos asegura una amplia cobertura de usuarios (transportistas), un medio de comunicación que ya todos conocen, que no va a requerir de nuevos elementos o dispositivos de control (tags, PDAs, tablets, etc…), habilita un canal de comunicación que permite seguir el procedimiento y validación de los conductores de una forma segura y eficiente, el chatbot se encarga automáticamente de hacer los recordatorios y las asignaciones en función de los datos y otros beneficios del registro de información.