Entrega y recepción de mercaderías
En las plantas industriales y polos logísticos el traslado de mercaderías es constante.
Los transportistas se presentan en los puntos de acceso de las diferentes plantas, depósitos y demás para entregar la documentación y validar la carga o descarga de mercaderías y los pasos a seguir.
Para uno de nuestros clientes del sector Industrial creamos un chatbot de atención y automatización de las gestiones de entrega y despacho de mercaderías en sitio.
La comunicación se realizaba entre los operadores o supervisores del acceso y los conductores, hoy se realiza entre el chatbot y los conductores, lo que permite automatizar y digitalizar el proceso de recepción, validación de información e indicaciones dentro de la zona de carga o entrega. Cuando es necesario el chatbot delega la atención a un operador humano.
La oportunidad de replantearse el proceso
Antes de la llegada de la pandemia los transportistas (conductores) que realizaban traslados de mercaderías se presentaban en las porterías de las diferentes plantas, descendían de los camiones y se presentaban ante los supervisores para entregar documentación y recibir indicaciones.
Las recomendaciones de prevención de contagio de Covid19 dio el punta pie inicial para que se replanteara el procedimiento de chequeo de documentación y permisos de carga y descarga en las plantas y depósitos logísticos del cliente.
Luego de analizada la situación y en una iniciativa conjunta, con el foco de cumplir con las recomendaciones de distanciamiento, se propone la implementación de un mecanismo de atención y comunicación que permita el procedimiento de validación de información e indicaciones de uso de forma seguro y eficiente.
Los objetivos
Los principales objetivos del proyecto son:
– maximizar el distanciamiento social de los conductores con personal de la empresa
– digitalizar el proceso en las operaciones de logística automatizando todos los pasos posibles del proceso
– contar con un canal de comunicación bidireccional entre conductores y supervisores en tiempo real
La implementación de un chatbot de atención fue el mecanismo elegido para cumplir con los objetivos primarios y obtener otros beneficios.
Los desafíos
Sin embargo, la automatización tuvo que superar varios desafíos para cumplir con las necesidades.
Algunos de estos desafíos fueron:
- Cumplir con un estricto nivel de seguridad para integrarse a los sistemas existentes (backend) de la organización y así enriquecer la información
- Desarrollar una interfaz amigable e intuitiva para que sea fácil de utilizar por los conductores y que los guiara de forma exitosa
- Permitir que el conductor envíe la información de su geolocalización para poder guiarlo a su destino de forma eficiente
- Mantener la trazabilidad precisa de cada acción realizada en la comunicación con cada uno de los conductores y los operadores/supervisores en planta.
- Permitir la traducción de idioma en cada mensaje para adaptase al idioma preferido de cada conductor (español, portugués, inglés)
- En la comunicación bidireccional, uno de los desafíos fue notificar al conductor cuando ocurre algún evento que implique tomar acción, por ejemplo, atrasos o que se ha adelantado la hora de acceso
- Por último, dentro del mismo chatbot se permite la lectura de cogidos QR y de barra para facilitar la carga de información en documentos existentes