Power BI, una ventana a los datos que de verdad importan

Todos somos conscientes de la cantidad de informaci贸n que tenemos a nuestro alcance haciendo unos clicks. Sin embargo, 驴podemos realmente interiorizar todos los datos a los que tenemos acceso?

Supongamos que queremos conocer m谩s acerca de los habitantes de nuestro pa铆s y decidimos acceder al sitio web del Instituto Nacional de Estad铆stica. Podemos ver las tablas donde se encuentran cada uno de los registros del censo, pero irnos con las manos vac铆as: el 煤nico dato procesable por nosotros es la cantidad de entradas de la tabla.

De esta realidad, y de la necesidad de contar con informaci贸n procesada es que surge Power BI, una herramienta de Microsoft que provee variados tipos de gr谩ficos generados a partir de diversas fuentes de datos.

 

驴Qu茅 es y c贸mo funciona?

Power BI es una herramienta de bussiness intelligence (BI). Consiste en un conjunto de estrategias y herramientas enfocadas al an谩lisis de datos existentes de una empresa para facilitar la toma de decisiones.

La aplicaci贸n puede ser utilizada tanto en computadoras como en dispositivos m贸viles, de forma online o mediante una herramienta de escritorio. Las posibilidades de uso son realmente numerosas.

Para comprender mejor su funcionamiento, podemos dividir Power BI en tres partes fundamentales: 1) los conjuntos de datos, es decir, de donde se toma la informaci贸n, 2) los gr谩ficos generados y 3) la actualizaci贸n de los conjuntos de datos a medida que la informaci贸n va cambiando.

1) Conjuntos de datos:

Un 鈥渃onjunto de datos鈥 es una colecci贸n de datos que se importa o a la que se conecta Power BI. Cada uno representa un origen de datos, por ejemplo, un libro de Excel alojado en OneDrive, una base de datos de SQL Server o la API de Power BI. Hay muchos or铆genes de datos compatibles diferentes, incluso se pueden utilizar tablas de sitios web, como por ejemplo Wikipedia.

Fragmento de tabla extra铆do de Wikipedia

2) Gr谩ficos

Power BI cuenta con variados tipos de visualizaciones. Entre ellas destacan la gr谩fica circular, la de barras, la de l铆neas y los mapas. La informaci贸n puede mostrarse en paneles y/o reportes, ambos se actualizan a medida que van cambiando los datos utilizados.

 

Gr谩fico de mapas con datos del censo de 2011 tomados del sitio web del Instituto Nacional de Estad铆stica

 

Los informes y los paneles son ambos un lienzo con estad铆sticas. Sin embargo, se diferencian en las siguientes caracter铆sticas:

Informe:

  • Posee una o varias p谩ginas.
  • Los datos pueden ser filtrados, resaltados y/o segmentados.
  • Toma la informaci贸n de un 煤nico conjunto de datos

Panel:

  • Es un 煤nico lienzo
  • Toma la informaci贸n de uno o varios informes y uno o varios conjuntos de datos.
  • Se pueden crear alertas para enviarlas por correo electr贸nico cuando se cumplen determinadas condiciones.

3) Actualizaci贸n de datos

La informaci贸n que proveen los conjuntos de datos debe ser actualizada para mostrar los resultados m谩s recientes. Si bien los registros antiguos son importantes y forman parte de la historia de las instituciones, m谩s lo son los obtenidos d铆a a d铆a, ya que son una pieza clave a la hora de tomar decisiones. Las actualizaciones pueden ser autom谩ticas, programables o manuales. Esto depende del conjunto de datos a utilizar.

Las aplicaciones que utilizan la API de Power BI se actualizan en todo momento. Las estad铆sticas se muestran en tiempo real. Algo similar ocurre con los archivos Excel ubicados en la nube, solo que las actualizaciones ocurren cada una hora.

A su vez, se puede programar la frecuencia con la que se desean actualizar ciertos conjuntos de datos. Por ejemplo, se puede fijar que el proceso se realice de forma diaria, a una determinada hora del d铆a. Finalmente, cabe destacar que los conjuntos tambi茅n se pueden actualizar de forma manual cuando uno lo considere necesario.

Ejemplo: Empresa de helados

Imaginemos tener una empresa que vende helados. De la misma nos interesa saber en tiempo real cuales son los sabores m谩s y menos consumidos, el dinero recaudado, las unidades vendidas, los departamentos que son mejores compradores y los medios de pago preferidos por los clientes.

Para comunicar esta informaci贸n con tablas no alcanza. Tal vez puede servir cuando los registros son pocos, pero a medida que el negocio avance la tarea de analizar se vuelve cada vez m谩s tediosa.

Este problema se soluciona con gr谩ficos de Power BI. La aplicaci贸n toma los datos desde el sitio web y los plasma en el reporte visible aqu铆. N贸tese que cada vez que se ingresa un dato, todos los gr谩ficos se actualizan, haciendo posible la transmisi贸n segundo a segundo de lo que ocurre en la empresa.

Para hacer esto posible, se cre贸 una aplicaci贸n web (A) donde se dan de alta las ventas de helado y otra (B) donde se ven las gr谩ficas. Ambas aplicaciones se comunican con la API de Power BI, la A para ingresar los datos y la B para tomarlos.

Aplicaci贸n A

 

Ejemplo de empresa de helados

Aplicaci贸n B

El reporte est谩 publicado de forma tal que la aplicaci贸n posee los datos, no el usuario que la creo. La raz贸n de esto es que si el usuario posee la informaci贸n, la aplicaci贸n le solicita que inicie sesi贸n con su cuenta de Power BI cada vez que quiere abrirla.

Cabe destacar que los reportes poseen filtros, gracias a los cuales se puede seleccionar que parte de la informaci贸n mostrar. En este ejemplo los filtros son los siguientes:

El filtrado tambi茅n se realiza al clickear una de las secciones de las gr谩ficas, dejando al resto de las visualizaciones en funci贸n de los datos que le corresponden.

 

Se selecciona la opci贸n 鈥淏anana鈥 en el gr谩fico 鈥淰entas por sabor鈥

 

Finalmente, tambi茅n se pueden ver y/o exportar los datos de los gr谩ficos, obteniendo un archivo Excel con los mismos.

Opci贸n ver datos

 

Opci贸n exportar datos

 

Links del ejemplo:

 

Conclusi贸n

La implementaci贸n de nuevas tecnolog铆as en las empresas tradicionales es fundamental para la persistencia de las mismas en el mercado. La informaci贸n abunda y los procesos se deben optimizar. Debido a esto, la automatizaci贸n es necesaria y se deben buscar soluciones para un mejor provecho de los datos. Una persona ya no puede hacerse cargo de todo a la antigua, con herramientas b谩sicas de gesti贸n de datos, ya que las tablas suelen superar el mill贸n de registros.

Power BI es una herramienta de suma utilidad debido a la simplicidad con la que genera informaci贸n relevante.  Los datos no procesados son imposibles de comprender y analizar, dejando a las empresas sin nada en lo que aferrarse para evaluarse y progresar.

Power BI permite a las empresas conocer su evoluci贸n en tiempo real. Puede tomar toda la informaci贸n recolectada por los sistemas de gesti贸n y obtener las estad铆sticas necesarias para una mejor evaluaci贸n del trayecto realizado. Estos res煤menes pueden ser compartidos entre todos los miembros o clientes de la empresa y adem谩s, hacen posible la planificaci贸n a futuro, sirviendo de base fundamental a la hora de plantearse nuevos objetivos.

Post by Jimena Mignaco, desarrolladora de Fx2.