驴Por qu茅 automatizar procesos con software BPM?

Fuente: Neomid

Para empezar, el proceso de automatizaci贸n de procesos con software BPM es el siguiente paso a ser dado por las organizaciones que implementaron la Gesti贸n por Procesos. Esto es porque, para poder automatizar procesos en una empresa, la cultura de Gesti贸n por Procesos debe ser madura.

En un primer momento, las empresas no automatizan los procesos en un 100%. Muchas veces, algunas actividades que podr铆an ser automatizadas acaban quedando en rutinas parcialmente manuales por cuestiones de conflicto entre reglas de negocio. Luego de un per铆odo de ajuste e implementaci贸n de la cultura de Gesti贸n por Procesos es que vemos la automatizaci贸n de estas actividades.

El objetivo principal de la implantaci贸n del BPM es definir, ejecutar, medir, analizar, evaluar, optimizar y monitorear procedimientos organizacionales generando m茅tricas de todos los procesos.聽Por lo tanto, automatizar los procesos de su empresa con BPM significa que algunas informaciones importantes para tomar decisiones estrat茅gicas se generan m谩s precisamente.

Algunos casos comunes de implementaci贸n de automatizaci贸n

Automatizaci贸n de un centro de atendimiento al cliente
Muchas empresas tienen un correo electr贸nico que recibe reclamaciones, fiscalizaci贸n, u otro tipo de correo electr贸nico de recepci贸n masiva. Para automatizar basta colocar una inteligencia tan simple como 鈥渓eer esta bandeja de correo electr贸nico鈥 sobre la base de reglas informadas por el usuario. Esta automatizaci贸n pasa a clasificar los e-mails y, as铆, el antiguo responsable podr谩 realizar tareas m谩s productivas que simplemente clasificar un e-mail.

Industria 4.0
Otro ejemplo es en el 谩rea de la industria. Ya estamos viviendo la cuarta revoluci贸n industrial, llamada Industria 4.0, en la cual los equipos est谩n integrados a los sistemas de gesti贸n de la empresa. Es muy com煤n que las organizaciones realicen inspecciones de su producto en el suelo de f谩brica en papeles que contengan listas de verificaci贸n con los elementos a verificar. Una vez que se ha llenado el checklist, el mismo se deposita en una caja y sigue su proceso de digitalizaci贸n / almacenamiento. Sin embargo, si tenemos que realizar una auditor铆a, o rastrear un d铆a y hora espec铆ficos, la tarea ser谩 bastante onerosa. Ahora, si implementamos un proceso de control con el BPM y acoplado a eso proporcionamos un dispositivo m贸vil a los operadores que realizan este checklist, ya estar铆amos recogiendo en tiempo real las informaciones de los equipos.

Vamos un poco m谩s lejos. Imagine la siguiente inteligencia: cuando el operador informe que la materia prima est谩 por debajo de un % determinado, un proceso se inicia al sector de compras. 驴Cu谩nto tiempo no habr铆amos ganado? S贸lo el hecho del operador tener que llenar una solicitud de compra por falta de material iba a ser un buen tiempo perdido en actividades que pod铆an agregar valor.

Automatizando cuentas a pagar y almacenando de forma autom谩tica los cupones
En el 谩rea de recibimiento, cada d铆a, al final del expediente, necesitamos imputar los cupones recibidos y enviados. Aqu铆 podemos hacer uso de tecnolog铆as de mercado, como OCR, para realizar la lectura de cupones digitalizados y procesados autom谩ticamente. O, a煤n, si recibimos los XML de los cupones fiscales automatizar su recepci贸n y validar en el SEFAZ, algo que muchos ERPs ya ofrecen.

Ahora podemos integrar esto al BPM y disparar actividades de verificaci贸n de mercanc铆as recibidas de las notas que se procesan. Adem谩s, el sistema puede notificar las 谩reas afectadas y las notas, separadas por proveedores / clientes / mes / a帽o, pueden ser organizadas autom谩ticamente en el sistema de Gesti贸n Electr贸nica de Documentos (GED).

Los ejemplos citados son una peque帽a parte del mundo de procesos automatizados con BPM. Cada d铆a m谩s el BPM forma parte de las organizaciones. Como usted puede ver, el BPM no s贸lo proporciona un proceso estructurado, transparente y organizado, pero tambi茅n es una herramienta de ayuda para la gesti贸n del conocimiento.

 

5 Pasos para automatizar procesos

A continuaci贸n enumeramos el paso a paso para la automatizaci贸n de procesos con un software de BPM:

1 鈥 Hable con los due帽os de los procesos
Antes de automatizar procesos ya existentes debemos entender el negocio detr谩s, sus reglas y motivos de que sea de la manera que es.

2 鈥 Identifique los cuellos de botella
Despu茅s de la implementaci贸n de procesos muchas actividades que antiguamente eran manuales pasan a ser m谩s eficientes, pero aun as铆 siempre hay espacio para mejorar. Por ejemplo, si un funcionario falta, el proceso se detiene?

3 鈥 Planifique la automatizaci贸n
驴Qu茅 necesitamos para automatizar procesos? 驴Ser谩 necesario el desarrollo? Adquisici贸n de nuevos sistemas? El sistema con el que necesito integrar permite este tipo de integraci贸n?

4 鈥 Implantaci贸n
Hora de implementar la automatizaci贸n. Realice entrenamientos con los usuarios afectados, explique el cambio y c贸mo mejorar谩 en su d铆a a d铆a. Es muy importante que los usuarios afectados entiendan el motivo y los beneficios. 隆Recuerde que el peor enemigo es la falta de entendimiento!

5 鈥 Supervisi贸n
Es muy importante monitorear el comportamiento de las tareas autom谩ticas creadas. Con el monitoreo conseguiremos las m茅tricas necesarias para justificar los posibles gastos generados y mostrar a los stakeholders la importancia de estas automatizaciones.

Para finalizar

Con las nuevas tendencias de Machine Learning y Big Data cada d铆a m谩s fuertes, las soluciones BPM se est谩n volviendo cada vez m谩s importantes en el momento de automatizar procesos aplicando el concepto de RPA (Robotic Process Automation). Tenemos un art铆culo sobre el tema. Para saber m谩s, accede: 驴Qu茅 es el Robotic Process Automation (RPA) y c贸mo los procesos de negocio pueden ganar con la tecnolog铆a?

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