BPM: Ventajas de su implementaci贸n
Fuente: PFS Grupos
En la actualidad, las empresas se est谩n marcando como objetivo principal maximizar los beneficios sin realizar nuevas inversiones en la adquisici贸n de activos. Una empresa eficiente no es aquella que m谩s beneficios obtiene, si no aquella que mejor aprovecha los recursos de los que dispone. Es decir, se debe establecer como meta prioritaria conseguir que los recursos est茅n asignados el mayor tiempo posible a actividades de las diferentes fases productivas, que al fin y al cabo, es la manera de obtener una mayor rentabilidad econ贸mica.
Ante la situaci贸n econ贸mica y financiera que se est谩 viviendo, las empresas han de modernizarse cambiando su mentalidad y la perspectiva que poseen del 谩mbito empresarial. Hasta ahora, la visi贸n de la empresa y sus procesos productivos estaban dirigidos por su estructura organizativa y los recursos de los que dispon铆a. En los 煤ltimos a帽os esta forma de entender la empresa ha evolucionado hacia un modelo dirigido por los procesos. La dificultad en esta parte es encontrar la mejor manera (cuando decimos mejor tambi茅n nos referimos a r谩pida y econ贸mica) de poder implementar la gesti贸n y el control de los procesos de negocio. Para cubrir tal necesidad ha surgido la metodolog铆a BPM (Business Process Management).
La metodolog铆a BPM es una extraordinaria soluci贸n para agilizar la gesti贸n de los procesos que se realizan en el seno de la empresa.
El punto de inicio de esta metodolog铆a es realizar un an谩lisis previo para conocer en detalle cuales son las actividades a realizar, as铆 como determinar el grado de repercusi贸n de cada una de ellas. Posteriormente, a trav茅s de un refinamiento, se esboza un modelo del proceso teniendo siempre en consideraci贸n optimizar los recursos y maximizar la eficiencia.
En el mercado existen diferentes herramientas o aplicaciones, como por ejemplo AuraPortal, que dan soporte a los ciclos de vida dise帽ados con BPM. De esta manera se consigue aunar en un mismo producto las ventajas que aportan los BPM con el potencial que ofrecen las nuevas tecnolog铆as.
Automatizar los procesos supone una gran mejora en la actividad diaria de los empleados, facilitando la comunicaci贸n entre los distintos ejecutores que deben interactuar durante el ciclo de vida del proceso. Mejorar la comunicaci贸n entre los distintos elementos de la empresa conlleva una optimizaci贸n de recursos, ya que los empleados se centrar谩n en la realizaci贸n de la actividad y no en la recopilaci贸n de la informaci贸n necesaria para llevarla a cabo. A mayores, se procede a la asignaci贸n de las actividades que debe realizar cada trabajador, acotando los l铆mites de cada una y estableciendo pautas a seguir durante el flujo del proceso.
Hasta ahora se ha mostrado una visi贸n global de los beneficios que resultan de implantar una metodolog铆a BPM en la estructura operativa de cualquier empresa. A continuaci贸n se enumerar谩n otra serie de ventajas, no menos importantes, que aporta la asimilaci贸n dicha metodolog铆a:
- Mejorar los sistemas de calidad de la empresa.
- Mejorar el proceso de producci贸n.
- Reducir los tiempos de ejecuci贸n de las actividades.
- Establecer puntos cr铆ticos como cuellos de botella.
- Mejorar la comunicaci贸n interna de la propia organizaci贸n.
- Ayudar al cumplimiento de las distintas legislaciones vigentes.
- Restringir el acceso a la informaci贸n: copias controladas, protecci贸n de datos, sistema de permisos.
- Monitorizaci贸n y trazabilidad de procesos.
- Automatizaci贸n de los procesos.
- Optimizar los recursos de la organizaci贸n.
- Mayor alineaci贸n entre negocio y sistemas.
Como se puede apreciar la implantaci贸n de un sistema BPM en el 谩mbito de la empresa no s贸lo redunda en factores econ贸micos, permitiendo tambi茅n conseguir un entorno laboral m谩s 谩gil y c贸modo para sus trabajadores, facilit谩ndoles el acceso a la informaci贸n necesaria para el cumplimiento de sus tareas.
Por todo lo anterior, podemos concluir que la metodolog铆a BPM aporta un sistema de gesti贸n de los procesos internos que se amortizar谩 desde el primer momento de su implantaci贸n. Esto permitir谩 dar un salto de calidad en la prestaci贸n de los servicios, reflej谩ndose a la postre en beneficios econ贸micos y en satisfacci贸n del cliente.