¿Qué es y cómo funciona el Business Process Management?

¿Qué es y cómo funciona el Business Process Management?

Fuente: Abas ERP

Los sistemas de Business Process Management (Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar a los trabajadores a los procesos y máquinas para ganar en eficiencia y productividad. El Business Process Management también facilita la automatización de los flujos de trabajo entre procesos de negocio.

Podría decirse que el Business Process Management es el alma de la Pyme moderna ya que de forma dinámica genera continuamente datos, los recopila y los atribuye a tareas, flujos y personas, de forma automática. Un sistema BPM de última generación, puede hacer mucho para mejorar la administración del flujo de trabajo al proporcionar un tejido inteligente entre las personas y los datos.

Un flujo de trabajo en un Business Process Management es una tarea que un usuario completa para satisfacer una demanda específica. Un proceso, por otro lado, es un grupo de tareas interdependientes. En la mayoría de los casos, las ideas que se generan entorno a la gestión de procesos y flujos de trabajo se vuelven intercambiables porque están muy relacionados entre ellos. Una empresa puede tener un flujo de trabajo preconfigurado sobre cómo un usuario elige un artículo de un estante de un almacén, por ejemplo, y un proceso de adquisición que implica que múltiples partes interesadas analicen datos de diferentes departamentos. Las soluciones BPM permiten a las organizaciones planificar estas tareas, asignar responsabilidades a diferentes grupos de usuarios y configurar bases de datos para enviar información a los usuarios en línea con el trabajo que necesitan completar.

Ejemplo 1 – Business Process Management: Aprovisionamiento

Un ingeniero empieza la reparación de una máquina. El coste de la pieza de recambio supera el tope fijado de 2000 euros. El workflow ( flujo de trabajo ) envía automáticamente un correo electrónico al Jefe de fábrica con una solicitud de aprobación. Si el importe de la reparación supera los 8000 euros, también se enviará un email al departamento de Controlling. El workflow establecido en el Business Process Management únicamente activa el aprovisionamiento de piezas de recambio una vez obtenida la aprobación de Controlling y el del Director de departamento.

Ejemplo 2: Product Lifecycle Management

Al inicio se genera una orden de compra con el proveedor externo. El flujo de trabajo de forma automática comprueba si ya existe un diseño CAD más reciente en el sistema PLM para el producto, o si este se encuentra en ese momento en curso. Si este es el caso, el workflow envía automáticamente la última versión editada.

Estandarización y digitalización

El primer paso en el Business Process Management debe ser la estandarización. Cuando crea un flujo de trabajo, necesita que los usuarios lo ejecuten de la misma manera cada vez y que cualquier tipo de excepción active un flujo de trabajo diferente. El sistema BPM puede entonces hacer un seguimiento de lo que se está haciendo para documentar de forma digital el cumplimiento y garantizar la calidad de todas las operaciones.