Power BI, una ventana a los datos que de verdad importan

Power BI, una ventana a los datos que de verdad importan

Todos somos conscientes de la cantidad de información que tenemos a nuestro alcance haciendo unos clicks. Sin embargo, ¿podemos realmente interiorizar todos los datos a los que tenemos acceso?

Supongamos que queremos conocer más acerca de los habitantes de nuestro país y decidimos acceder al sitio web del Instituto Nacional de Estadística. Podemos ver las tablas donde se encuentran cada uno de los registros del censo, pero irnos con las manos vacías: el único dato procesable por nosotros es la cantidad de entradas de la tabla.

De esta realidad, y de la necesidad de contar con información procesada es que surge Power BI, una herramienta de Microsoft que provee variados tipos de gráficos generados a partir de diversas fuentes de datos.

 

¿Qué es y cómo funciona?

Power BI es una herramienta de bussiness intelligence (BI). Consiste en un conjunto de estrategias y herramientas enfocadas al análisis de datos existentes de una empresa para facilitar la toma de decisiones.

La aplicación puede ser utilizada tanto en computadoras como en dispositivos móviles, de forma online o mediante una herramienta de escritorio. Las posibilidades de uso son realmente numerosas.

Para comprender mejor su funcionamiento, podemos dividir Power BI en tres partes fundamentales: 1) los conjuntos de datos, es decir, de donde se toma la información, 2) los gráficos generados y 3) la actualización de los conjuntos de datos a medida que la información va cambiando.

1) Conjuntos de datos:

Un “conjunto de datos” es una colección de datos que se importa o a la que se conecta Power BI. Cada uno representa un origen de datos, por ejemplo, un libro de Excel alojado en OneDrive, una base de datos de SQL Server o la API de Power BI. Hay muchos orígenes de datos compatibles diferentes, incluso se pueden utilizar tablas de sitios web, como por ejemplo Wikipedia.

Fragmento de tabla extraído de Wikipedia

2) Gráficos

Power BI cuenta con variados tipos de visualizaciones. Entre ellas destacan la gráfica circular, la de barras, la de líneas y los mapas. La información puede mostrarse en paneles y/o reportes, ambos se actualizan a medida que van cambiando los datos utilizados.

 

Gráfico de mapas con datos del censo de 2011 tomados del sitio web del Instituto Nacional de Estadística

 

Los informes y los paneles son ambos un lienzo con estadísticas. Sin embargo, se diferencian en las siguientes características:

Informe:

  • Posee una o varias páginas.
  • Los datos pueden ser filtrados, resaltados y/o segmentados.
  • Toma la información de un único conjunto de datos

Panel:

  • Es un único lienzo
  • Toma la información de uno o varios informes y uno o varios conjuntos de datos.
  • Se pueden crear alertas para enviarlas por correo electrónico cuando se cumplen determinadas condiciones.

3) Actualización de datos

La información que proveen los conjuntos de datos debe ser actualizada para mostrar los resultados más recientes. Si bien los registros antiguos son importantes y forman parte de la historia de las instituciones, más lo son los obtenidos día a día, ya que son una pieza clave a la hora de tomar decisiones. Las actualizaciones pueden ser automáticas, programables o manuales. Esto depende del conjunto de datos a utilizar.

Las aplicaciones que utilizan la API de Power BI se actualizan en todo momento. Las estadísticas se muestran en tiempo real. Algo similar ocurre con los archivos Excel ubicados en la nube, solo que las actualizaciones ocurren cada una hora.

A su vez, se puede programar la frecuencia con la que se desean actualizar ciertos conjuntos de datos. Por ejemplo, se puede fijar que el proceso se realice de forma diaria, a una determinada hora del día. Finalmente, cabe destacar que los conjuntos también se pueden actualizar de forma manual cuando uno lo considere necesario.

Ejemplo: Empresa de helados

Imaginemos tener una empresa que vende helados. De la misma nos interesa saber en tiempo real cuales son los sabores más y menos consumidos, el dinero recaudado, las unidades vendidas, los departamentos que son mejores compradores y los medios de pago preferidos por los clientes.

Para comunicar esta información con tablas no alcanza. Tal vez puede servir cuando los registros son pocos, pero a medida que el negocio avance la tarea de analizar se vuelve cada vez más tediosa.

Este problema se soluciona con gráficos de Power BI. La aplicación toma los datos desde el sitio web y los plasma en el reporte visible aquí. Nótese que cada vez que se ingresa un dato, todos los gráficos se actualizan, haciendo posible la transmisión segundo a segundo de lo que ocurre en la empresa.

Para hacer esto posible, se creó una aplicación web (A) donde se dan de alta las ventas de helado y otra (B) donde se ven las gráficas. Ambas aplicaciones se comunican con la API de Power BI, la A para ingresar los datos y la B para tomarlos.

Aplicación A

 

Ejemplo de empresa de helados

Aplicación B

El reporte está publicado de forma tal que la aplicación posee los datos, no el usuario que la creo. La razón de esto es que si el usuario posee la información, la aplicación le solicita que inicie sesión con su cuenta de Power BI cada vez que quiere abrirla.

Cabe destacar que los reportes poseen filtros, gracias a los cuales se puede seleccionar que parte de la información mostrar. En este ejemplo los filtros son los siguientes:

El filtrado también se realiza al clickear una de las secciones de las gráficas, dejando al resto de las visualizaciones en función de los datos que le corresponden.

 

Se selecciona la opción “Banana” en el gráfico “Ventas por sabor”

 

Finalmente, también se pueden ver y/o exportar los datos de los gráficos, obteniendo un archivo Excel con los mismos.

Opción ver datos

 

Opción exportar datos

 

Links del ejemplo:

 

Conclusión

La implementación de nuevas tecnologías en las empresas tradicionales es fundamental para la persistencia de las mismas en el mercado. La información abunda y los procesos se deben optimizar. Debido a esto, la automatización es necesaria y se deben buscar soluciones para un mejor provecho de los datos. Una persona ya no puede hacerse cargo de todo a la antigua, con herramientas básicas de gestión de datos, ya que las tablas suelen superar el millón de registros.

Power BI es una herramienta de suma utilidad debido a la simplicidad con la que genera información relevante.  Los datos no procesados son imposibles de comprender y analizar, dejando a las empresas sin nada en lo que aferrarse para evaluarse y progresar.

Power BI permite a las empresas conocer su evolución en tiempo real. Puede tomar toda la información recolectada por los sistemas de gestión y obtener las estadísticas necesarias para una mejor evaluación del trayecto realizado. Estos resúmenes pueden ser compartidos entre todos los miembros o clientes de la empresa y además, hacen posible la planificación a futuro, sirviendo de base fundamental a la hora de plantearse nuevos objetivos.

Post by Jimena Mignaco, desarrolladora de Fx2.