Por qué documentar los procesos de negocio de tu empresa

Por qué documentar los procesos de negocio de tu empresa

Documentar los procesos de negocio de tu empresa, sea cual sea su magnitud, significa un paso importante hacia la madurez organizacional y una inversión en tiempo, energía y dinero, la cual se retribuirá con una mejora significativa en la productividad.

¿Cuál es el beneficio de documentar los procesos?

Mapear las actividades de tu empresa es similar a elaborar los planos de un terreno en una construcción: te ofrecen una visión panorámica del negocio para aprovechar al máximo los recursos materiales, maquinaria, el tiempo y el talento humano invertido.

Contar con procesos bien documentados y organizados también permite una mejor gestión del conocimiento, es decir, facilita el entrenamiento y capacitación de tus nuevos colaboradores, disminuyendo su tiempo en aprendizaje.

Además, estandarizar la producción o el servicio que ofreces contribuye a mejorar continuamente la calidad, disminuyendo los errores, detectando los desperdicios e incrementando la producción y la eficiencia.

¿Cómo documentar los procesos de negocio de un modo claro y eficiente?

Gracias a la tecnología, hoy existen muchos mecanismos para documentar un proceso. Pese a que el más común es el “escrito”, puedes emplear maneras más visuales y prácticas de documentación. Puedes emplear, por ejemplo, flujogramas (diagramas de flujo), vídeos interactivos con tus colaboradores (Vlog), infografías o guías paso a paso ilustradas y elaboradas por tu propia empresa.

Una de las herramientas para optimizar procesos de negocio es la que ofrece Fx2 con su soluciones BPM, que automatizan los procesos empresariales en busca de la eficiencia de los recursos humanos, permitiendo que se lleven a cabo los procesos de una manera ágil, mejorándolos a medida que los va monitorizando e identificando las ineficiencias y los cuellos de botella de los propios procesos. 

Lo mejor de todo es que estos procesos son visibles y transparentes para toda la organización. Aportan tanto seguridad como eficiencia en la gestión y permiten  además, modelizar, implementar y ejecutar procesos de cualquier tipo, ya sea dentro de un departamento o en toda la empresa.

Las experiencias de muchas organizaciones que han implantado BPM reportan grandes beneficioscon altísimos ahorros en costes y reducciones importantes en tiempos de servicios a sus clientesLas tecnologías BPM permiten combinar de forma óptima las personas, los procesos de negocio y las tecnologías de la información. Por tanto, el BPM es una tecnología clave en el camino hacia la Transformación Digital en las empresas”.